On édite chaque année en France environ 2,5 milliards de factures, dont déjà 3% au format électronique. Le coût de traitement de chacune est estimé entre 15 et 200 euros (la largeur de la fourchette relevant aussi bien des différences dans les systèmes de facturation que dans les méthodes d’estimation). La répartition de ce coût est d’environ un tiers pour le fournisseur qui émet la facture et des 2 tiers restant pour le client qui doit la régler. D’où l’intérêt de se pencher sur l’optimisation de ce poste, obligatoire, mais non productif.

La dématérialisation permet de réduire le temps passé à saisir et contrôler les données de la facture, mais aussi d’accélérer son rapprochement comptable et d’optimiser le processus de traitement. Ceci posé, l’enjeu de la dématérialisation des factures ne doit pas seulement être considéré de manière économique, c’est aussi un problème légal et organisationnel.

Numerial s’appuie sur plusieurs acteurs technologiques pour vous apporter la réponse la plus adéquate au niveau fonctionnel et économique en tenant compte de :

• La volumétrie de factures fournisseurs à traiter par an
• La complexité de traitement
• En-tête et pied de page
• L’imputation sur une ou plusieurs commandes

Le processus envisagé

• Dématérialisation simple
• Dématérialisation et workflow de validation
• Dématérialisation, workflow de validation et processus d’imputation comptable

Des applications déjà existantes

• SAP
• ERP Métier

Le « Case Management » est une terminologie définissant ce que Numerial propose déjà à ses clients au travers des technologies déployées. Il s’agit de l’association de tous les éléments nécessaires à une entreprise pour traiter « un cas » ou plus communément une « Affaire », un « dossier » etc.

Deux définitions offertes publiquement peuvent être :

Le Case Management est une approche spécifique pour gérer un ensemble de documents et d’informations liés et en corrélation avec un événement fédérateur déclencheur dont on connaît le début, le milieu et la fin de vie. Les enregistrements liés sont gérés en tant qu’ensemble d’informations faisant corps ; les règles de rétention de ces informations sont déclenchées par un autre événement associé et signalant généralement la fin de vie de l’événement initial.

Ou encore :

Le Case Management est une solution permettant de regrouper l’ensemble des informations nécessaires et suffisantes au traitement d’une affaire dans un contexte métier particulier, par un ou plusieurs acteurs humains, déclenchée par un événement externe et devant aboutir à une prise de décision basée sur ces informations et l’expérience et la connaissance des gestionnaires concernés, selon un processus contrôlé mais non prédictif, dans le respect des règles internes en vigueur.

OnBase for Case Management :
fédérer le contenu et les personnes autour d’un dossier/cas

Le case Management avec OnBase permet le traitement homogène du dossier.

OnBase va fédérer les contenus nécessaires au traitement des dossiers par les équipes opérationnelles, avec ou sans l’interaction du management. Cette approche est permise réunissant dans un seul type d’interface les contenus et documents relatifs à chaque cas et provenant de différentes sources et/ou outils, l’historique des traitements réalisés ainsi que des échanges, tout en traçant les données qui permettront de générer les statistiques attendues.

Enregistrer, tracer, amender, reconduire…

Comment sont gérés vos contrats fournisseurs :

• De manière centralisée ?
• Avez-vous bien une copie de chaque contrat? Avenant? CP ?
• Un fournisseur vous offre-t-il bien les mêmes conditions pour tous les services ou entités de votre entreprise ?
• Savez-vous anticiper chaque fin de contrat ?
• Savez-vous si vous avez déjà travaillé avec un fournisseur ?

Toutes ces questions et de nombreuses autres peuvent être résolues grâce à notre solution de gestion de contrats, qui vous permet de générer un identifiant pour chaque nouveau contrat. Chacun sera identifié par un certain nombre de critères et le système vous permettra :

• De numériser chaque nouveau contrat
• De numériser des factures et les rattacher au contrat
• De visualiser toutes les spécificités du contrat
• D’en connaître les avenants, dates de validité, responsables
• D’être alerté à une période X avant la fin (pour éviter ou renégocier une tacite reconduction)
• De visualiser les images de tous les documents le composant (contrat initial, avenants, CP…)

Beaucoup d’entreprises du métier du financement disposent de solutions métier pour gérer leur activité au quotidien. Cependant nous constatons encore très fréquemment que ces entreprises gèrent leurs dossiers clients au format papier.

Cette situation ne permet pas de consolider et de mettre à disposition rapidement et de façon efficace à tous les intervenants les documents permettant de traiter un dossier. De fait, ce processus qui reste couteux en temps, en espace de classement et de stockage ne permet pas de garantir la sécurité des documents voire des habilitations permettant d’ y accéder. Enfin, le processus manuel ne permet pas de disposer en temps réel de la charge de travail en cours, à venir, des délais de traitement…

Notre solution dossiers de financement vous permettra de :

• Prendre en charge les dossiers par un processus de workflow, ce qui permettra de s’assurer du bon traitement de chacun
• Vérifier automatiquement la complétude des pièces avant le traitement
• Valider des données à partir de vos systèmes métier (Ekip…)
• Alerter en cas de retard de traitement, de transferts en cas d’absence etc…
• Référencer les tableaux de bord: dossiers en cours, délais moyens de traitement
• Disposer d’un système central de gestion des contrats et dossiers en cours

Permettez à vos équipes juridiques, commerciales, de gestion ou financières d’accéder à tout ou à une partie des dossiers, chaque minute compte, et les documents seront en lieu sûr !

Une société d’éditions musicales doit s’assurer de disposer de tous les documents permettant de prétendre aux droits d’une œuvre, parce que cette documentation est précieuse et que le département copyright & royalties doit être capable à tout moment d’identifier certaines informations.

Numerial sait répondre à vos besoins, par une solution dédiée pour :

• Intégrer toutes les images de contrats et pièces constitutives de vos dossiers
• Rechercher vos documents par label, auteur, compositeur, ayant droits…
• Accéder à différentes pièces du dossier d’œuvre directement à partir du document en cours de visualisation (contrat, déclaration des ayant-droits…)

En option: un scanner autonome (sans PC) configuré pour numériser les nouvelles pièces qui viendront automatiquement se classer dans le système.